Wat is een CMR vrachtbrief?

Wie goederen internationaal over de weg vervoert, krijgt vrijwel altijd met de CMR-vrachtbrief te maken. Dit document bevat de belangrijkste gegevens over de zending, de afzender, de vervoerder en de ontvanger. Daarnaast speelt de vrachtbrief een belangrijke rol als bewijs wanneer er tijdens het transport schade, verlies of vertraging ontstaat.

In dit artikel lees je wanneer het CMR-Verdrag geldt, welke gegevens op de vrachtbrief moeten staan en wie verantwoordelijk is voor het correct invullen en controleren ervan. Wil je direct CMR bestellen? Dit kan via onze webshop.

Waar staat CMR voor?

CMR is de afkorting van 'Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route'. In het Nederlands wordt dit meestal het CMR-Verdrag genoemd. Het verdrag bevat internationale regels voor het vervoer van goederen over de weg en legt onder andere de rechten, verplichtingen en aansprakelijkheid van de betrokken partijen vast.

De CMR-vrachtbrief is het document waarin de vervoersafspraken en gegevens van de zending worden vastgelegd. Het is vooral een belangrijk bewijsstuk. Een vervoerovereenkomst kan juridisch ook bestaan als de vrachtbrief ontbreekt of onjuist is ingevuld. Zonder een correcte CMR wordt het bij controles, aflevering of schadeclaims alleen veel lastiger om aan te tonen wat er is afgesproken en in welke staat de goederen zijn overgedragen.

Wanneer is een CMR-vrachtbrief nodig?

Het CMR-Verdrag geldt in de basis bij betaald internationaal goederenvervoer over de weg wanneer:

• De plaats waar de vervoerder de goederen in ontvangst neemt en de plaats van aflevering in twee verschillende landen liggen;
• Minimaal één van deze landen is aangesloten bij het CMR-Verdrag;
• Het vervoer plaatsvindt met een voertuig over de weg.

Er zijn uitzonderingen. Het verdrag is bijvoorbeeld niet van toepassing op internationaal postvervoer, verhuizingen en het vervoer van overledenen.

Bij uitsluitend binnenlands vervoer in Nederland geldt het CMR-Verdrag niet automatisch. Daar kunnen andere regels en voorwaarden van toepassing zijn, zoals Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek en de Algemene Vervoercondities 2002. Een CMR-formulier kan voor binnenlandse ritten wel als praktisch document worden gebruikt, maar dat betekent niet dat het internationale CMR-regime daarmee automatisch geldt.

Welke gegevens moeten op een CMR staan?

Een CMR-vrachtbrief moet voldoende informatie bevatten om de zending, partijen en vervoersafspraken duidelijk te identificeren. Volgens het CMR-Verdrag horen onder andere de volgende gegevens op het document te staan:

• Plaats en datum waarop de vrachtbrief is opgesteld;
• Naam en adres van de afzender;
• Naam en adres van de vervoerder;
• Naam en adres van de ontvanger;
• Plaats en datum van inontvangstneming;
• Plaats van aflevering;
• Omschrijving van de goederen en de verpakking;
• Aantal colli, merken en nummers;
• Brutogewicht of een andere aanduiding van de hoeveelheid;
• Kosten die met het vervoer samenhangen;
• Instructies voor douaneformaliteiten;
• De vermelding dat het vervoer onder het CMR-Verdrag valt.

Afhankelijk van de zending kunnen aanvullende gegevens nodig zijn, bijvoorbeeld een remboursbedrag, een afgesproken aflevertermijn, een verbod op overladen, verzekeringsinstructies of een aangegeven waarde van de goederen.

Voor gevaarlijke goederen moet de afzender bovendien duidelijk de aard van het gevaar en de noodzakelijke voorzorgsmaatregelen vermelden.

Wie vult de CMR-vrachtbrief in?

In de praktijk wordt de CMR vaak ingevuld door de afzender, expediteur, planner of vervoerder. Het CMR-Verdrag schrijft niet voor dat één specifieke partij het volledige formulier moet opstellen. Wel is de afzender in beginsel verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van belangrijke gegevens over de zending.

Geeft de afzender bijvoorbeeld een verkeerd gewicht, een onjuist aantal colli of onvolledige douane-informatie door, dan kan hij aansprakelijk zijn voor de kosten en schade die daaruit ontstaan.

De vervoerder heeft bij het laden ook een controleplicht. Hij controleert voor zover redelijk mogelijk:

• De merken en nummers;
• De zichtbare staat van de goederen;
• De zichtbare staat van de verpakking.

Kan de chauffeur iets niet controleren of ziet hij beschadigingen, afwijkingen of gebrekkige verpakking, dan moet hij een duidelijk en gemotiveerd voorbehoud op de vrachtbrief plaatsen. Zonder zo’n voorbehoud ontstaat in beginsel het vermoeden dat de goederen en verpakking uiterlijk in goede staat zijn ontvangen.

Hoeveel exemplaren zijn er nodig?

Het CMR-Verdrag gaat uit van drie oorspronkelijke exemplaren. Eén exemplaar is voor de afzender, één reist mee met de goederen en is voor de ontvanger, en één blijft bij de vervoerder.

In de Nederlandse transportpraktijk worden vaak viervoudige sets gebruikt. De vervoerder beschikt dan over een extra exemplaar voor de chauffeur of administratie. Dat is praktisch en toegestaan, ook al noemt het verdrag zelf drie oorspronkelijke exemplaren.

Bij doorschrijvende CMR-handsets worden de gegevens die op het bovenste blad worden geschreven automatisch op de onderliggende exemplaren overgenomen. Voor bedrijven die vrachtbrieven digitaal invullen en daarna printen, zijn losse CMR-vellen voor laser- of matrixprinters geschikter.

Bekijk de CMR documenten in ons assortiment

Wat gebeurt er bij schade of vertraging?

De vervoerder is in beginsel aansprakelijk voor verlies, beschadiging en vertraging vanaf het moment dat hij de goederen in ontvangst neemt tot het moment van aflevering. Er bestaan uitzonderingen, bijvoorbeeld wanneer de schade is veroorzaakt door een fout van de rechthebbende, een eigen gebrek van het product of omstandigheden die de vervoerder niet kon vermijden.

De standaard aansprakelijkheid bij verlies of beschadiging is beperkt tot 8,33 Special Drawing Rights, oftewel SDR, per kilogram ontbrekend brutogewicht. Een SDR is een internationale rekeneenheid waarvan de waarde kan veranderen.

Bij waardevolle, lichte goederen kan deze limiet veel lager zijn dan de werkelijke schade. Partijen kunnen daarom onder voorwaarden een hogere waarde of een bijzonder belang bij aflevering op de vrachtbrief laten opnemen. Ook een aanvullende transportverzekering kan verstandig zijn.

Voor schadeclaims gelden korte termijnen:

• Zichtbare schade: direct bij aflevering een voorbehoud maken;
• Verborgen schade: binnen zeven dagen na aflevering schriftelijk melden, waarbij zon- en feestdagen niet meetellen;
• Vertraging: binnen 21 dagen schriftelijk melden.

Een vordering verjaart normaal gesproken na één jaar. Bij opzet of een daarmee gelijkgestelde ernstige vorm van schuld kan een termijn van drie jaar gelden. Laat complexe schadegevallen altijd tijdig beoordelen door een transportjurist of verzekeraar.

Video van een CMR handset

Wat is een e-CMR?

Een e-CMR is de elektronische versie van de CMR-vrachtbrief. Een rechtsgeldige e-CMR is meer dan een ingevulde pdf die per e-mail wordt verstuurd. Het digitale systeem moet onder andere de identiteit van partijen kunnen vaststellen, wijzigingen traceerbaar maken en de integriteit en toegankelijkheid van de gegevens waarborgen.

Nederland is aangesloten bij het aanvullende protocol voor de elektronische CMR. In de Benelux wordt de digitale vrachtbrief al in de praktijk gebruikt via erkende oplossingen. Toch is het verstandig om vóór een internationale rit te controleren of de digitale oplossing in alle betrokken landen en processen wordt geaccepteerd.

De Europese ontwikkeling rond elektronische vrachtinformatie versnelt. Vanaf 9 juli 2027 moeten overheden binnen de Europese Unie bepaalde vrachtinformatie via gecertificeerde digitale platforms kunnen accepteren. Deze eFTI-regels ondersteunen digitalisering, maar zijn niet hetzelfde als het e-CMR-protocol.

Welke CMR-vrachtbrief past bij jouw werkwijze?

De beste uitvoering hangt af van de manier waarop je vrachtbrieven verwerkt.

CMR-handsets zijn geschikt wanneer chauffeurs of magazijnmedewerkers de vrachtbrief met de hand invullen. Door het zelfkopiërende papier worden meerdere exemplaren tegelijk ingevuld.

CMR-vellen voor printers passen bij bedrijven die gegevens vanuit een transportmanagementsysteem, ERP-pakket of eigen sjabloon afdrukken. Controleer vooraf of het papier geschikt is voor een laser- of matrixprinter en in welke volgorde de bladen worden geleverd. Hiervoor hebben wij CMR vrachtbrieven voor laserprinters in ons assortiment.

Gepersonaliseerde CMR-vrachtbrieven zijn handig wanneer vaste bedrijfsgegevens, een logo of andere terugkerende informatie vooraf op het document moet staan. Dit vermindert handmatig werk en verkleint de kans op invoerfouten.

Een correct ingevulde CMR-vrachtbrief helpt vertraging, discussies en problemen bij schadeclaims te voorkomen. Kies daarom een uitvoering die aansluit op je administratie en het werkproces van planners, magazijnmedewerkers en chauffeurs.

Meer weten over een CMR document? Neem contact met ons op! 

Wil je meer weten over CMR vrachtbrieven of heb je nog vragen? Neem dan contact met ons op. Dit kan telefonisch op 040-8436761 en via de e-mail op info@bcf-products.nl. Onze medewerkers staan je graag te woord!